L’étiquette des courriers électroniques relève autant d’une science que d’un art. En effet, elle est le mode de communication le plus utilisé dans le monde des affaires. Pour bien communiquer par mail, il est donc important de maîtriser quelques principes de base et de bien connaître les règles à respecter. Notre guide vous permettra de connaître l’ensemble des informations et éléments de bonne pratique pour bien communiquer.
Leurs usages à connaître avant d’envoyer un mail
Le Courrier électronique permet de transmettre de l’information très facilement et rapidement. Si le mail est un outil très pratique pour la communication, il est important de bien connaître son fonctionnement et ses usages. Pour aller plus loin, on peut notamment s’informer sur les différents types de mails que l’on peut envoyer, lesquels sont les plus appropriés pour chaque situation et leurs caractéristiques. On peut y trouver des informations sur lesquelles on peut se baser pour choisir le type de mail adapté à chaque cas et bien communiquer.
Respecter quelques règles pour communiquer efficacement
Un autre point important à prendre en compte lors de l’envoi d’un mail, est le respect de certaines règles de base. Il est important de connaître le contexte de la conversation, l’étiquette à respecter et le but qu’on souhaite atteindre en envoyant ce courriel. Cela permet de s’adapter à chaque interlocuteur et de communiquer de manière plus efficiente. Il est également important de connaître les règles de base relatives à la rédaction d’un email, telles que la présentation de l’objet, la terminaison et l’utilisation des pièces jointes.
Communiquer selon le contexte de la conversation
Pour bien communiquer par mail, il est également important d’adapter son discours selon le contexte de la conversation. Cela peut se faire en fonction de l’interlocuteur, de son statut, de son professionnalisme, de l’objectif du mail et du type de relation que l’on a avec cette personne. Par exemple, lorsqu’on envoie un mail à un supérieur, il est important d’adopter un ton respectueux et formel, tandis que dans un mail adressé à un ami, le ton peut être plus informel et amical. Il est bon de savoir s’adapter selon le contexte de la conversation pour bien communiquer par mail et obtenir le résultat souhaité.
Se familiariser avec l’étiquette des mails professionnels
Lorsque l’on souhaite envoyer un mail professionnel, il est important de connaître l’étiquette à adopter pour bien communiquer. Cela inclut notamment le choix et l’utilisation de mots appropriés, le respect des normes en vigueur, l’utilisation de phrases courtes et précises et la présentation correcte du mail. Par ailleurs, il est également important de connaître quelques règles élémentaires sur l’orthographe et la grammaire pour éviter les fautes et optimiser la communication.
Se former pour maîtriser le bon ton des emails
La maîtrise des règles d’étiquette des emails est un véritable atout pour bien communiquer dans le monde des affaires. Pour cela, il est possible de se former en ligne, en assistant à des formations virtuelles ou en lisant des livres et des articles relatifs à ce sujet. De plus, il est bon de connaître les bonnes pratiques pour rédiger un email professionnel et de se familiariser avec les principales normes et règles à respecter.
En somme, bien communiquer par mail relève autant d’un art que d’une science. En connaissant les principes de base et en respectant quelques règles, on peut améliorer sa communication et obtenir les résultats souhaités. Il est donc important de se familiariser avec l’étiquette des mails professionnels et de se former pour maîtriser le bon ton des emails.
Sources
- Pugnet, M. (2019). Règles d’or de l’e-mail : Comment bien communiquer par mail ?, Eyrolles.
- Hervé-Lerouge, M. (2016). Tout savoir sur le courrier électronique : Usages, bonnes pratiques, et techniques professionnelles, Dunod.
- Sabbour, M. (2019). L’étiquette du courrier électronique : Comment bien communiquer par mail?, Éditions des Équateurs.
